Otimizar a gestão de dados de acesso é essencial para o sucesso do seu escritório de contabilidade.
Em um cenário dinâmico como o atual, surgem diariamente soluções digitais para otimizar atividades, inclusive na área contábil. Dentre elas, as que dizem respeito à otimização da gestão de dados de acesso são fundamentais para o sucesso de seu escritório. Leia nosso artigo para saber mais.
Manter uma gestão eficiente de dados de acesso é um desafio constante para todos os setores.
Nessa tarefa, existe uma gama de variáveis envolvidas que demandam conhecimento detalhado e dedicação.
A popularização da internet e das soluções informatizadas provocou diversas transformações positivas em diversos segmentos da sociedade.
Entretanto, trouxe alguns questionamentos e problemas para serem solucionados.
Atualmente, é impossível mensurar a quantidade de dados que tramitam por segundo em vias eletrônicas.
O fluxo de informações parece ser infinito – e é constantemente intenso.
Nesse sentido, é natural que todos os nichos de mercado tentem se adaptar a essa nova realidade. E, entre eles, está incluso o da contabilidade.
A contabilidade digital tem promovido uma verdadeira revolução ao longo dos anos.
Mas você conhece as melhores ferramentas e os processos de que ela dispõe para administração e para proteção de dados de acesso?
Neste artigo, contamos a você tudo sobre o assunto.
Você entenderá, de uma vez por todas, como gerir dados de acesso de maneira efetiva, de modo a otimizar e a aumentar a segurança das atividades em seu escritório contábil.
Confira!
Dados de acesso – o que é contabilidade digital?
No intuito de compreender o conceito de dados de acesso, é preciso saber o que há por trás dele.
No cenário atual, o principal produto vendido e consumido são as inovações tecnológicas. Todos os dias, especialistas criam soluções para praticamente tudo, de modo a facilitar qualquer tarefa.
Essas inovações não ficam restritas à área da Tecnologia da Informação. Setores tradicionais, como o contábil, têm se beneficiado sobremaneira desse desenvolvimento.
Em meio a esse panorama, surgiu o conceito de contabilidade digital. Você sabe o que é isso?
A contabilidade digital nada mais é do que uma evolução da ciência como conhecemos. Isso ocorre por meio do uso de ferramentas digitais, da integração de sistemas e da automatização de processos.
A maioria dos contadores já está se adaptando a essa nova forma de trabalhar, buscando capacitação e investimentos constantes em material adequado.
Com a larga utilização da contabilidade digital, surgiu a necessidade de uma maior proteção de dados de acesso.
Com a tramitação eletrônica, ganhou-se dinamismo, mas cresceu a quantidade de ocorrências de vazamento e de quebra de sigilo.
Por essas razões, é importante que você conheça esse conceito e como ele impacta todo o setor. Assim, pode-se garantir um posicionamento competitivo no mercado.
Dados de acesso – o que são dados de acesso?
Dados de acesso são, simplesmente, aqueles que dizem respeito às pessoas naturais a fim de identificá-las. A título de exemplificação, podemos citar:
- Nome;
- Endereço;
- E-mail;
- Data de nascimento;
- Opinião política;
- Dados sobre saúde, genéticos ou biométricos;
- Localização;
- Cookies.
O ponto-chave desse conceito é a capacidade que aquela informação tem de identificar alguém; o quanto, por meio dela, será possível descobrir acerca de um indivíduo.
A ideia de “identificação” é bastante ampla e abrangente. Dessa forma, a lista apresentada aqui nada mais é do que um rol exemplificativo, que pode se estender largamente a depender da situação.
Hoje, uma das principais preocupações dos escritórios de contabilidade é manter todos os dados de acesso de seus clientes devidamente protegidos.
Para isso, os profissionais do ramo lançam mão de uma variedade de ferramentas e de estratégias para essa finalidade.
Vale ressaltar, ainda, que não somente os dados de acesso de consumidores devem ser protegidos.
Também há necessidade de salvaguardar outros agentes da cadeia produtiva, como funcionários e fornecedores.
Antes de saber como implementar todas as medidas de segurança necessárias em seu negócio, você deve estar a par do embasamento legal para a gestão de dados de acesso.
Assim, é imprescindível se familiarizar com a sigla “LGPD”.
Dados de acesso – o que é LGPD?
A Lei nº 13.709/2018, mais conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é uma recente inovação do Direito.
Seu principal objetivo é garantir um maior nível de segurança na gestão de dados de acesso, de modo a proteger dados pessoais e empresariais.
Ela se aplica a todas as empresas que armazenam, que coletam e que processam dados de acesso. Os escritórios de contabilidade estão, pois, sujeitos à sua regulamentação.
Apesar de todas as facilidades oriundas dos processos eletrônicos, a preocupação com segurança se torna maior.
Um dos principais motivos são as ameaças de invasão, os hackers e os ciberataques aos quais os sistemas estão sujeitos.
Ainda que houvesse mecanismos efetivos para defesa de dados de acesso, a necessidade de padronização regulamentar era evidente.
Portanto, a LGPD surgiu como uma maneira de preencher essa lacuna no ordenamento jurídico brasileiro.
O instrumento legal de que tratamos aqui se pauta em direitos fundamentais assegurados pela Constituição.
Eles estão descritos em seu artigo 5º, o qual trata da igualdade dos cidadãos brasileiros perante a lei.
Nesse trecho, fala-se sobre a garantia dos direitos invioláveis à vida, à igualdade, à liberdade, à propriedade e à segurança.
Destaca-se, ainda, a inviolabilidade do direito à honra, à imagem e à vida privada das pessoas, sob pena de responsabilização por danos materiais ou morais.
Considerando o elevado fluxo de dados de acesso que tramitam no ambiente de atuação dos contadores, fica comprovada a indiscutibilidade da importância da LGPD.
Ainda assim, traremos, a seguir, alguns motivos pelos quais você deve implementar mecanismos de gestão e de segurança em seu escritório agora mesmo.
Quer conferir a LGPD na íntegra? Clique aqui!
Dados de acesso – por que protegê-los?
A principal razão pela qual sua empresa deve proteger dados de acesso é a necessidade de cumprir a Lei Geral de Proteção de Dados.
O desrespeito a ela pode gerar sanções posteriores, como advertências e multas.
Além desse motivo, separamos alguns outros de extrema importância a serem levados em conta no quesito segurança. São eles:
- Confiabilidade: a maneira como o prestador de serviços trata os dados de acesso de seus clientes é um fator-chave para aumentar seu grau de reconhecimento no mercado. Consequentemente, isso fará com que você esteja à frente de seus concorrentes, construindo uma imagem mais confiável e atenciosa.
- Qualidade: ao investir em gestão de dados de acesso e em segurança da informação, haverá a certeza de que o serviço prestado possui qualidade. Além do respeito a valores fundamentais, como a privacidade, o escritório e o cliente terão a certeza de que as informações tramitadas são verdadeiras;
- Praticidade: informações fidedignas e de fácil acesso otimizam as tarefas rotineiras, pois evitam o retrabalho de novas conferências de dados;
- Economia: ao gerir eficientemente dados de acesso, você evita que os sistemas contábeis de sua empresa sofram invasões e ataques. Além de minimizar os prejuízos que vêm da perda de dados, também se mitigam custos referentes à recuperação e à implantação de novos softwares de segurança;
- Experiência do cliente: ao saber que seus dados de acesso estão devidamente protegidos, seu consumidor estará mais satisfeito e propenso a manter a parceria com sua equipe para trabalhos futuros;
- Celeridade: a existência de sistemas e de protocolos específicos para esse tipo de gestão faz com que os processos sob sua responsabilidade, como um todo, tornem-se mais céleres.
Novamente, os fatores apresentados acima não constituem um rol taxativo. As vantagens advindas do desenvolvimento de sistemas de segurança de dados de acesso são inúmeras.
Logicamente, não só a obrigatoriedade do respeito à LGPD será um fator decisivo para que você adapte seu escritório contábil às regras previstas.
Todos os benefícios dos quais se pode usufruir te convencerão de que essa é a melhor forma de se trabalhar.
Dados de acesso – como protegê-los?
Após compreender os fatores cruciais para a proteção de dados de acesso, você deve estar se perguntando como colocar essa tarefa em prática, não é?
Vejamos, então, algumas dicas sobre como executar tal prática:
- Fique atento a vulnerabilidades: principalmente no que diz respeito à comunicação entre funcionários, existem várias situações nas quais os dados de acesso podem ser expostos. Para combater esse problema, recomendamos a utilização do fluxo de informações para seu trâmite. Ele pode ser feito por meio de ferramentas digitais que garantem maior segurança;
- Conscientize sua equipe: manter o diálogo com seus colaboradores sempre aberto, incentivando a adoção de boas práticas no campo da proteção de dados de acesso é essencial para garantir que ela realmente ocorra. Invista em capacitação e mantenha seus recursos humanos preparados para compreender a temática e para atuar no setor;
- Armazene documentos da maneira correta: migre seus arquivos agora mesmo para um meio de armazenamento eletrônico. Na hora de escolher a solução a ser utilizada, atente-se para capacidade de armazenagem, para a facilidade de acesso e para a segurança. E, claro, jamais se esqueça de fazer backup das informações constantemente;
- Mapeie processos: esse passo é fundamental para identificar possíveis falhas e para corrigi-las. Dedique-se a aprimorar os procedimentos já adotados em sua cadeia produtiva, de modo a mitigar erros e quaisquer possibilidades de vazamentos.
Dados de acesso – como adaptar seu escritório a essa realidade?
O dia a dia de uma empresa de contabilidade é bastante corrido. Entretanto, implementar melhorias para aprimorar a segurança na gestão de dados de acesso não é uma tarefa impossível.
Listamos algumas ações que você pode adotar desde já para cumpri-la:
- Defina permissões: ao delegar funções, é determinante analisar o nível de confiabilidade de cada um de seus colaboradores. Escolha, de maneira minuciosa, os operadores e os controladores de seus sistemas de coleta de dados. Assim, você terá uma visão exata daqueles que estão autorizados a realizar esse trâmite, conforme as permissões ao acesso de cada um;
- Preocupe-se com consentimento: tenha em mente que todo tipo de acordo entre escritório e clientes deve ser formalizado. Assim, deixe sempre clara a necessidade de haver termos de consentimento, devidamente assinados, para cessão de quaisquer dados de acesso por parte dos consumidores e dos congêneres;
- Organize os dados coletados: verifique a maneira como os dados de acesso serão armazenados. Pense bem sobre o software a ser escolhido, considerando todas as possibilidades existentes. Identifique todos os tipos de dados de acesso e defina sua dinâmica de processamento;
- Pense em governança: estabeleça um programa específico para cuidar da governança no âmbito de sua empresa. Ao adotar essa ação, será menos complexo implementar políticas internas e padrões técnicos para a manipulação de informações;
- Contrate uma assessoria especializada: caso sinta que não possui um nível de conhecimento adequado para a aplicação das modificações necessárias, não hesite na contratação de profissionais experientes. Eles poderão auxiliar seu escritório de forma mais eficiente e com maior rapidez.
Grupo DPG: somos uma agência especializada em marketing para contadores e nos preocupamos como o seu desenvolvimento
Depois de tudo que falamos aqui, tenho certeza de que você consegue compreender a importância e a abrangência do tema.
Em um mundo em que tanto se fala sobre a revolução do digital, é natural que todos os setores acompanhem essa evolução. E ela deve ocorrer, verdadeiramente, em todos os aspectos.
Cada vez mais, cresce na sociedade a consciência de que o conceito de privacidade é importante.
Muito mais grave do que, por exemplo, ter seu documento de identidade extraviado, pode ser ter seus dados expostos para pessoas mal-intencionadas.
A responsabilidade com as informações que o cliente compartilha é algo bastante sério. Ela deve ser proporcional à seriedade com a qual as atividades em seu escritório são realizadas.
Sabemos que compartilhamos dos mesmos valores, por isso estamos à disposição para ajudar.
O que você acha das inovações trazidas pela LGPD? Como é a política de gestão de dados de acesso no seu escritório contábil? Aqui, no Grupo DPG, nós levamos esse assunto muito a sério. Fale agora com a gente e entenda as nossas políticas adotadas para essa finalidade, elas poderão ajudar seu escritório a ficar ainda mais seguro.
Possuir uma gestão de dados de acesso eficiente para meu escritório de contabilidade!