Porque as Empresas Contábeis só pensam em redução de custo apenas nos momentos de dificuldade?
Em tempos de crise econômica, como a que estamos enfrentando hoje no Brasil, o assunto que mais ouvimos entre a classe empresarial é: REDUÇÃO DE CUSTOS!!!
Esta frase virou um jargão muito comum e faz parte da rotina e do vocabulário do meio empresarial, sendo assim, várias ações são planejadas e executadas para suportar a “tal crise” implementada em suas empresas.
Como sabemos, a situação financeira é a engrenagem de qualquer empresa para viabilizar os investimentos e o crescimento das mesmas. Cumprir com os compromissos de contas a pagar é fundamental para que a empresa continue tendo crédito junto aos seus credores.
Quando a situação financeira da empresa está desfavorável e não se consegue ao mínimo cumprir com os compromissos de contas a pagar, o empresário começa a ficar preocupado e assim iniciam-se várias tomadas de decisões desesperadoras para cumprir com os compromissos financeiros.
A primeira ação é buscar crédito junto as instituições financeiras para cobrir o giro de caixa da empresa. Este é um erro crucial, pois aumenta o endividamento a longo prazo e compromete o contas a receber futuro e a empresa terá mais um passivo: as parcelas do empréstimo.
Outra situação corriqueira é sair demitindo sem ter um critério de analise. Onde realmente pode-se reduzir pessoal sem impactar a prestação de serviços ou o cumprimento do escopo de contratos estabelecidos com seus clientes?
Essa duas situações são as mais corriqueiras em tempos de crise.
Mas, e então, o que fazer para Reduzir Custos sem cometer erros que venham comprometer o futuro da empresa?
É exatamente sobre isso que quero falar com vocês hoje. Lhe darei algumas dicas que com certeza, se você executá-las bem, sua empresa terá uma situação financeira sustentável para que você passe por esta crise com maestria e tranquilidade. Boa leitura.
1. O que é redução de custos
A redução de custo é uma ação tomada para diminuir os valores ou índice do contas a pagar realizada no momento atual com a visão para o futuro imediato.
Porém, essa redução de custo tem que ter critérios utilizados conforme a regra de negócio de cada empresa. No exemplo a seguir, apresento uma situação real de uma empresa do segmento contábil, que precisa muito reduzir seus custos:
O nome da empresa é: Contábil Fictícia, com as seguintes informações:
- Quantidade de clientes: 50
- Faturamento mensal: R$ 50.000,00 (liquido s/ impostos)
- Quantidade de profissionais: 5
- Despesas Folha de pagamento: (salário, pró-labore, vale transporte, vale refeição, benefícios, encargos, 13º salario e férias) equivale 60% do faturamento, sendo: R$ 30.000,00 (Trinta mil reais).
- Despesas Operacionais: (Aluguel, IPTU, Energia Elétrica, Água, Infraestrutura, Despesas administrativas) equivale 30% do faturamento, sendo: R$ 15.000,00 (quinze mil reais).
- Investimento empresa: (disponibilidade de recursos para investimento no crescimento da empresa, pagamento de despesas não provisionadas e distribuição de lucros) equivale 10% do faturamento, sendo: R$ 5.000,00 (cinco mil reais).
Na estrutura da empresa Contábil Fictícia o valor faturado de R$ 50.000,00 – R$ 45.000,00, sobrou à quantia de R$ 5.000,00 que pode ser aplicado para poupar ou utilizando para investimentos na empresa.
Porém, como estamos falando em redução de custos estaremos realizando uma analise para aumentar o valor de investimento da empresa reduzindo os custos de folha de pagamento e das despesas operacionais.
2. Como reduzir custos
A empresa Contábil Fictícia deverá reduzir em 30% os seus custos atuais para os próximos 5 (cinco) anos.
Para atingir os 30% de redução de custos deverá analisar detalhadamente todas as suas despesas, sendo:
- Neste primeiro momento devem analisar as despesas operacionais negociando os contratos de serviços que estão vigentes, os contratos que estão a vencer analisar se será necessária a renovação, cortar as despesas que não são importantes no momento e que não impactam a operação, criar mecanismo para economia na utilização de energia elétrica e água, eliminar ou reduzir as despesas administrativas.
- Após a analise de redução das despesas operacionais, deverá analisar a redução das despesas de folha de pagamento, aplicando os esforços em reduzir o quadro de profissionais mantendo os profissionais que são necessários para realizar as devidas atividades sem impactar o escopo de contrato (neste momento deve ser avaliado os conhecimentos técnicos dos profissionais que vão assumir as atividades dos profissionais demitidos).
- Após, a mesma deve analisar as regras dos benefícios aplicadas pela empresa para certificar como serão reduzido para compor o plano de redução de custo oferecidos para seus profissionais:
- Plano de saúde médico: A empresa Contábil Fictícia assumiu 100% para os profissionais e 30% dos dependentes.
- Plano odontológico: A empresa Contábil Fictícia assumiu 100% para os profissionais e 10% dos dependentes.
- Vale alimentação: A empresa Contábil Fictícia assumiu o valor R$ 200,00 para compra de alimentação.
No plano de redução de custos a empresa Contábil Fictícia vai realizar as seguintes ações:
- Plano de saúde médico: A empresa Contábil Fictícia vai assumir 50% do profissional e o plano de saúde dos dependentes quem vai assumir 100% das despesas será os profissionais, ou seja, para cada profissional que tem dependentes serão descontados 100% do valor do beneficio.
- Plano odontológico: O profissional vai assumir 100% do plano profissional e dos dependentes.
- Vale alimentação: A empresa contábil Fictícia assumiu o valor de R$ 130,00 para compra de alimentação.
Com este plano de redução de custo a empresa contábil Fictícia vai reduzir em seus custos a proporção abaixo informada e aumentando os investimentos da empresa:
3. Porque reduzir custos
O plano de redução de custo sempre tem que estar presente na administração da empresa, reduzir custos tem que fazer parte do estilo de governança, onde a empresa sempre tem que avaliar seus gastos e reduzir os mesmos e assim poupar em seus resultados financeiros.
A questão não está na quantidade a ser reduzido e sim na qualidade desta redução de custo. Quando se fala em qualidade de redução de custo, falamos exatamente em reduzir custos onde não vai impactar nos resultados operacionais da empresa.
Tem um grande mito que ronda as empresas: “Meu custo aumentou porque a empresa cresceu”.
Quando isto ocorre, não é a empresa que cresceu e sim os problemas que cresceram pela falta de organização de processos e pelo péssimo atendimento ao cliente.
Quando a empresa tem um crescimento sustentável, os custos não aumentam a base percentual e sim acompanham o crescimento do faturamento, isto é normal.
Abaixo segue um exemplo da empresa Contábil Fictícia após o plano de redução e com a expectativa de crescimento:
Se você analisar o quadro acima, poderá observar que dobrou a base de faturamento, porém, os custos aumentaram respeitando o percentual estabelecido após o plano de redução de custo.
Este sim é um crescimento sustentável, onde os parâmetros utilizados para redução de custo permaneceu. Um dos erros cometidos quando uma empresa aumenta o faturamento é aumentar as despesas na mesma proporção e assim acabam reduzindo a lucratividade e a rentabilidade da empresa.
4. Quais os resultados esperados após redução de custos
Neste momento será apresentado os resultados esperados após o plano de redução de custos estabelecido para os próximos 5 (cinco) anos, comparado com a projeção antes do plano de redução em vigor:
a) Projeções antes do plano de redução de custos
b) Projeções para a redução de custos
Totalizando anualmente o valor de investimento empresa “antes do plano de redução de custo” a empresa encerraria o ano com valor para investimento na empresa de R$ 60.000,00 (setenta mil reais) multiplicando para 5 (cinco) anos totalizando o valor de R$ 300.000,00 (trezentos mil reais).
Totalizando anualmente o valor de investimento empresa “após plano de redução de custos” a empresa encerraria o ano com valor para investimento na empresa de R$ 240.000,00 (duzentos e quarenta mil reais) multiplicando para 5 (cinco) anos totalizando o valor de R$ 1.200.000,00 (Hum milhão e duzentos mil reais).
Pode observar à evolução da projeção da empresa Contábil Fictícia com o foco em redução de custo, em cinco anos a empresa capitalizou um crescimento financeiro de 400% (quatrocentos/cento).
Uma empresa focada e com busca do crescimento sustentável tem condições de proporcionar um crescimento duradouro e com segurança financeira.
Pode existir crise, porém, com o crescimento sustentável e durador qualquer empresa poderá sobreviver e fortalecer neste período.
5. Dicas para redução de custo
Você que é empresário, empreendedor ou gestor, deve focar sempre na redução de custo. Existe uma expressão que é diz: “Sente em cima do cofre”, isto não é ser mão de vaca (outra expressão popular), mas sim, ser seguro e planejado.
Não gaste por impulso, mesmo que esteja sobrando dinheiro no caixa da empresa. Sempre que for comprar algo ou investir você deve se perguntar: Esta compra está dentro do planejamento? Se a resposta for não, elimine automaticamente a mesma.
Elimine os cartões de crédito. O cartão de crédito é uma grande farsa, pois os gastos no cartão sempre são maiores que o previsto.
Se a compra ou investimento for realmente necessária, busque sempre as melhores negociações, analisando o preço final, as condições de pagamento e se o valor ofertado está dentro do planejamento. Se estiver fora não compre agora, organize o seu planejamento orçamentário, acrescente o valor ofertado e defina um prazo para a aquisição sem impactar o plano de redução de custo.
Espero que este nosso papo tenha ajudado a você entender melhor em como focar na redução de custo de sua empresa contábil, preparando-a para superar qualquer momento de crise.
Um forte abraço,
Diretoria Grupo DPG
